Planning jour J : 5 astuces + 1 bonus pour éviter les imprévus mariage

Le jour J approche à grands pas et tout est organisé au millimètre près côté planning ? Vous êtes sûrs d’avoir pensé à tout sauf que voilà, vous commencez à vous inquiéter des possibles couacs surprises ? Exemples d'imprévus mariage et astuces pour en éviter un maximum, zoom sur nos conseils de pro pour un jour J des plus sereins.

7 Exemples d'imprévus qui peuvent arriver le jour du mariage

Qu’il s’agisse d'ennuis :

→ humains (liés à vos invité·es)
→ organisationnels (oubli des alliances, erreur sur l’itinéraire, retard …)
→ ou totalement imprévisibles (aléas météo)

… Il reste encore impossible de tout anticiper pour suivre au millimètre son planning de mariage. Et parmi les surprises qui peuvent agir sur le déroulement de votre grand jour, voici 7 exemples d’imprévus auxquels vous pouvez vous préparer.

1 - Les aléas météorologiques : un imprévu mariage fréquent

Pluie soudaine, vents forts, chaleur intense …

Sans surprise, les conditions météorologiques jouent un rôle majeur dans le déroulement d'un mariage en extérieur et peuvent nécessiter des ajustements de dernière minute.

⇒ Vous vous mariez en pleine saison estivale ?

→ Optez pour une cérémonie en fin de journée, lorsque les températures seront plus clémentes, pour que ni vous ni vos invités ne souffrent trop de la chaleur.

⇒ On vous annonce une sympathique canicule pour votre grand jour ?

→ Prévoyez pour vos invités des éventails, des ombrelles, des parasols et surtout des boissons fraîches (eau, citronnade, jus de fruits pressés). Ils apprécieront et cela vous évitera de les voir se décomposer sous vos yeux.

⇒ Finalement, il risque de pleuvoir plus ou moins intensément ?

→ Prévoyez un endroit à l’abri où les invités seront au sec. Et si le froid s’installe, apportez des plaids ou des couvertures pour réchauffer vos convives et demandez à votre lieu de réception de prévoir quelques chauffages en plus si besoin.

2 - Le retard ou absence d’un prestataire phare

Vous l’avez choisi il y a longtemps, tout est calé. Vous l’attendez donc normalement le Jour J. Mais l’heure tourne et vous ne le voyez toujours pas arriver ?

⇒ Absence prestataire

Pour éviter et/ou mieux rebondir, prenez soins de recontacter l’ensemble de vos prestataires un ou deux jours avant votre mariage pour confirmer leur présence et leur donner l’ensemble des informations utiles ( contacts de secours, adresses, … ). Si l’un des prestataires ne donne pas signe de vie ou vous annonce qu’il ne sera finalement pas là, même dans l’urgence, vous pouvez encore chercher un remplaçant de dernière minute.

⇒ Le retard d’un prestataire

Presque autant que l’absence soudaine, le retard d’un prestataire comme le photographe, le fleuriste ou le traiteur peut entraîner du stress et nécessiter une réorganisation rapide pour ajuster le déroulement de la journée.

Pour mettre toutes les chances de votre côté, prenez le temps de rappeler l’horaire précis à vos prestataires lorsque vous les contactez. Insistez sur l’importance d’être ponctuel (même s’ils le savent). Et faites leur part de toute information utile pour les aider à être à l’heure (contact sur place, travaux à proximité, lieu de stationnement …).

De votre côté, prévoyez également une marge de sécurité sur vos horaires entre chaque étape du programme pour profiter plus sereinement de votre mariage.

3 - L’oubli ou la panne technique de dernière minute

Des bougies qui s'éteignent, des alliances restées à la maison, une ouverture de bal qui ne se passe pas comme prévu ... L’oubli comme la panne technique sont bien difficiles à anticiper.

Rassurez-vous, ce genre de couacs a beau vous paraître énorme le jour J, vous en rirez dans les jours qui suivent.

⇒ J’ai oublié quelque chose d’important !

Si il reste du temps et que vous y tenez vraiment, mandatez un proche pour s’en occuper. Sinon, ce n’est certainement qu’un détail moins important que vivre le moment présent.

⇒ Je fais face à un problème technique !

Une panne d'électricité ? Un problème de son ? Un dysfonctionnement sur un équipement audiovisuel ?

Pour éviter d’y faire face en pleine cérémonie, la meilleure solution reste la présence d’une équipe technique sur place pour résoudre rapidement ces problèmes et minimiser leur impact sur le déroulement de l'événement.

4 - L’imprévu vestimentaire

Fermeture éclair cassée, ourlet défait, tâche … Hé oui, comme dans la vie de tous les jours, un imprévu vestimentaire peut survenir le jour J !

Histoire de résoudre rapidement ces problèmes mineurs sans interférer sur le planning de votre mariage, prévoyez une trousse d'urgence avec des épingles de sûreté, du ruban adhésif, des aiguilles et du fil.

5 - Le retard, l’absence ou l’ajout d’un invité

Si vous voulez éviter de paniquer en apprenant le retard, l’absence ou la présence inattendue d’un ou plusieurs invités, attendez le dernier moment pour imprimer votre plan de table définitif. Et pas d'inquiétude, même si votre plan de table n’est plus tout à fait exact le jour J, vos invités trouveront quoi qu’il en soit une place pour s’asseoir.

6 - Un soucis sur le trajet

Parce que personne n’est à l’abri d’avoir des travaux sur le chemin ou des embouteillages sur l’itinéraire entre la cérémonie et le lieu de réception :

→ prévoyez plusieurs itinéraires à fournir à vos invités
→ faites le chemin la veille ou l’avant-veille pour vérifier les travaux en cours
→ prévoyez évidemment un laps de temps suffisant entre les lieux de vos cérémonies et festivités si ceux-ci sont différents

Dans tous les cas, pas d'inquiétude, vos invités et leurs GPS sauront retrouver le chemin de la fête.

Et en cas de panne, anticipez en laissant le numéro de vos témoins aux invités afin que l’un d’entre eux puisse les rapatrier le temps de la cérémonie. Le dépannage pourra s’organiser ensuite.

7 - Le stress émotionnel

Larmes de joie, discours émouvants, moments de tension …  Qui dit mariage, dit journée riche en émotions. Et le stress émotionnel y est courant, tant pour les mariés que pour les invités.

Le mieux ? Ne pas vous laisser user par ce que vous ne pouvez pas maîtriser. Restez calmes, prenez du recul et rappelez-vous l'essentiel : célébrer l'amour et la joie qui entourent cet événement spécial.

Imprévus mariage : nos 6 astuces d’expertes pour en éviter un max !

1 - Planifiez minutieusement votre jour J

Même si vous n’êtes pas à la minute près et que vous avez en tête le déroulé de la journée, plus votre couple sera préparé, plus il lui sera facile de faire face aux imprévus.

En effet, planifier minutieusement votre jour J vous permet :

→ d’éviter les oublis
→ de mettre en évidence les petits manquements
→ de réajuster certaines choses

Communiquez ce planning à chaque prestataire pour qu’il sache à quelle heure il intervient et travaillez en étroite collaboration avec chacun d’eux. Clarifiez vos attentes, discutez des détails logistiques et établissez ensemble un emploi du temps clair et précis.

Vous verrez, cela vous évitera pas mal d’imprévus mariage liés à de simples incompréhensions.

2 - Utilisez le pouvoir des check-lists

Planning prêt ?

Aucun secret, pour ne rien oublier il faut tout noter.

Faites-vous une check-list des :

→ choses que vous devez apporter au préalable sur le lieu (boissons, décorations …)
→ derniers détails et achats qu’il reste à faire
→ choses que vous devrez prendre le jour J (sortie de cérémonie, bouquet, alliances, documents …)

Et ayez toujours ces check-lists sur vous afin de pouvoir noter chaque idée supplémentaire qui vous vient au quotidien.

3 - Déléguez certaines missions à vos proches

Vous allez vite vous en rendre compte, tout organiser à deux relève (presque) de l’impossible.

Prévoyez d’ores et déjà de déléguer certaines missions à vos proches. Et surtout le jour J. Car la seule chose qui doit vous préoccuper, c’est de vivre l’instant et de profiter.

⇒ Constituez une équipe de soutien fiable comprenant des organisateurs de mariage, des membres de votre famille ou de vos amis proches.

→ Ils pourront vous aider à gérer les imprévus le jour J, en étant prêts à intervenir et à prendre des décisions rapides si nécessaire.

⇒ Nommez un maître du temps.

→ C’est lui qui le jour du mariage pourra gérer le timing et vous rappeler gentiment qu’il ne vous reste que 15 minutes pour enfiler vos chaussures et vous diriger vers la voiture qui vous amène à la mairie.

⇒ Nommez un référent que l’on appellera en cas de souci.

→ Pour aider un invité perdu par exemple.

4 - Anticipez les imprévus

L’idée, c’est d'anticiper les éventuels problèmes pour prévoir des solutions de secours.

Par exemple :

→ prévoyez un plan B pour les cérémonies en extérieur en cas de mauvais temps
→ ayez une trousse d'urgence avec des articles de premiers soins, des épingles de sûreté ou autre pour faire face aux petits problèmes vestimentaires
→ et assurez-vous d'avoir des contacts de secours pour chaque prestataire

5 - Restez en communication avec vos prestataires

Comme dit plus haut, communiquer régulièrement avec vos prestataires et fournisseurs permet de vous assurer que tout est en ordre.

Confirmez les horaires, les emplacements et les détails importants à l'avance. Dans le cas de changements, assurez-vous que toutes les parties concernées soient informées. Et pour encore plus de sérénité, quinze jours avant le mariage, faites un dernier point par mail ou par téléphone avec vos différents prestataires pour vérifier une dernière fois :

→ qu’ils ont bien toutes les informations (horaires, adresses…)
→ et qu’ils ont bien pris en compte les derniers changements pour bien se caler une dernière fois tous ensemble

6 - Lâchez-prise (personne n'est parfait)

À l’agence, le meilleur conseil que l’on puisse vous donner pour bien vivre votre jour J, c’est tout de même de lâcher prise et de faire confiance aux personnes à qui vous avez délégué une tâche.

Oui, vos proches aussi ont à cœur de respecter vos directives pour vous faire entièrement plaisir.

Alors :

→ restez flexibles (acceptez que certaines choses puissent échapper à votre contrôle et soyez prêts à vous adapter rapidement)
→ vivez (l'objectif principal est de célébrer votre mariage et de profiter de chaque moment, même s'il ne se déroule pas exactement comme prévu)
→ faites preuve d’optimisme (le stress peut amplifier les problèmes, essayez plutôt de rester calmes et positifs)
→ et concentrez-vous sur la célébration de votre mariage ensemble

En suivant ces conseils, vous multipliez vos chances de vivre sereinement votre jour J.

Bonus - Déléguez planification et coordination du Jour J à des professionnelles du mariage

Et si vous lâchiez prise pour profiter un maximum de votre grand jour ?

À l’agence, notre plus grande satisfaction est justement de vous voir le vivre pleinement.

Attentive à vos souhaits (des plus simples aux plus étonnants) notre équipe de passionnées vous propose de prendre le relais, aussi bien sur la totalité de l’organisation de votre cérémonie que sur l’unique coordination du jour J.

Intéressés ?

Par ici pour déléguer :

→ la partie déco
→ la coordination du jour J
→ ou toute l’organisation de votre mariage

Bien plus qu’un ensemble de prestations, nous mettons à votre service tout notre savoir-faire professionnel, nos conseils, notre enthousiasme et notre énergie créative.

À la recherche d’un partenaire de confiance pour une cérémonie unique, qui vous ressemble ? Décrivez-nous votre mariage de rêve et exposez-nous vos besoins par téléphone ou par mail.

C’est avec plaisir et passion que nous vous apportons soutien, sérénité, écoute et authenticité.

À très vite,

L’équipe de l’agence Voulez-Vous.