C’est un fait : la préparation d’un mariage est un vrai marathon et demande des mois de planification. Pour vous aider dans vos démarches et vous assurer que rien ne soit laissé au hasard, on vous liste les 10 étapes indispensables à insérer dans votre rétroplanning mariage.
Qu'est-ce qu'un rétroplanning mariage ?
On appelle rétroplanning mariage le calendrier (à rebours) des étapes organisationnelles de votre mariage.
En partant du jour J, il détaille toutes les étapes essentielles à prévoir, mois par mois, voire semaine par semaine, pour que tout soit prêt à temps.
Grâce à cet outil pépite, vous connaissez précisément vos deadlines pour réserver le lieu de cérémonie, envoyer vos invitations ou encore choisir vos tenues de mariés.
Autrement dit, le rétroplanning mariage est LE support indispensable pour suivre et maîtriser l'organisation de votre événement, sans stress et sans oubli.
Les 10 étapes indispensables de votre rétroplanning mariage
1 - Définir votre budget et votre vision du mariage (J -12/18 mois)
La première étape de l’organisation d’un mariage n’est autre que la définition du budget total et sa répartition selon votre vision du mariage et vos priorités.
Votre mission, ici, c’est donc de faire le point ensemble sur :
→ le budget total que vous souhaitez allouer à votre jour J
→ la répartition de ce budget par postes de dépenses (lieu, traiteur, animations …)
→ le style de mariage et le type de lieu à réserver (plage, hôtel, domaine …)
Une fois ces trois points déterminés, vous pouvez dresser une première liste des personnes que vous souhaitez convier pour connaître le nombre approximatif d’invités à considérer.
Celle-ci pourra être révisée par la suite.
Vous prévoyez de faire appel à une wedding planner pour vous assurer une organisation complète, qui respecte votre vision et votre budget total ?
L’agence Voulez-Vous Toulouse/Paris organise votre mariage partout en France et à l’étranger.
2 - Fixer la date et réserver le lieu (J - 12/15 mois)
Deuxième étape à insérer dans votre rétroplanning mariage : fixer une date.
Choisir la date idéale dépend de plusieurs facteurs : disponibilité de votre lieu préféré, météo souhaitée (saison), calendrier familial, mariage le midi ou le soir …
Une fois la date fixée, réservez immédiatement votre lieu de réception, car les lieux les plus prisés se réservent très longtemps à l'avance.
Renseignez-vous également sur la disponibilité de la mairie (et de l’église) selon vos souhaits pour la cérémonie civile (et religieuse).
Cette étape :
→ demande du temps (visite des lieux)
→ influe sur votre planning (vous connaissez la date butoire)
→ détermine certaines de vos décisions futures (liste finale d’invités, décoration, prestataires, animations …)
Profitez à fond de ce moment et prévoyez le temps qu’il faut car il s’agit de l’un des instants les plus intenses de votre rétroplanning mariage.
Astuce : de nombreux lieux sont réservés plusieurs années à l’avance car ils sont les premiers prestataires sollicités pour la validation d’une date. Anticipez un maximum pour vous assurer de la disponibilité de votre lieu préféré. Ou organisez votre mariage en hiver, hors-saison, pour dénicher d’autres perles rares et faire face à moins de concurrence.
3 - Sélectionner les prestataires clés (J - 9/12 mois)
Wedding planner, traiteur, photographe - vidéaste, fleuriste, décorateur … Parmi les nombreuses décisions à prendre, choisir les bons prestataires et partenaires est essentiel.
Pour chaque besoin, contactez plusieurs personnes, comparez leurs offres et réservez auprès des profils qui vous correspondent le mieux (tarif, sensibilité, flexibilité …).
Astuce : dans cet article, on vous fait la liste des 14 prestataires mariages indispensables.
4 - Choisir la tenue des mariés et des témoins (J - 6/9 mois)
À l’agence, nous vous conseillons de commencer à chercher vos tenues de mariés (robe et costume) plusieurs mois à l’avance.
Le but ?
Pouvoir planifier plusieurs essayages.
Une fois la robe et le costume choisis, vous serez invités à plusieurs rendez-vous pour ajuster parfaitement la tenue et apporter les retouches nécessaires.
C'est également le bon moment pour choisir les tenues de vos témoins, si vous souhaitez imposer une coupe ou une couleur, dans le thème de votre mariage.
5 - Envoyer les save-the-date et préparer les faire-part (J - 6/9 mois)
Hyper important, l'envoi des faire-part doit se faire assez tôt pour permettre à vos proches de réserver cette date pour votre jour J. Plus vos proches habitent loin et plus il vous faut envoyer votre courrier tôt.
Astuce : si le faire-part de mariage est l'élément principal de votre correspondance, vous pouvez également envoyer d’autres courriers avant et après la cérémonie.
→ Le save the date, qui sert à prévenir vos proches de la date de votre mariage avant l'envoi du faire-part officiel, pour leur faire découvrir votre thème par exemple.
→ Le carton réponse, qui facilite le compte des personnes présentes le jour de votre union (enfants et adultes).
→ Le carton d'invitation, qui aide à différencier les différents invités (invitations au vin d’honneur seulement, au repas du lendemain …).
→ La carte de remerciement, bien sûr, parfaite pour remercier vos invités pour leur présence et leurs attentions. Vous pouvez y joindre de jolies photos de votre union et envoyer ainsi un beau souvenir de votre mariage à vos familles et amis. Le délai idéal pour cet envoi est de 1 à 2 mois après le jour J.
6 - Finaliser la décoration et les détails pratiques (J - 3/6 mois)
Normalement, ici :
→ le thème de votre cérémonie est défini (cf étape 1)
→ les prestataires de votre mariage sont sélectionnés (cf étape 3)
Donc, côté déco des différents espaces de votre lieu de réception, tout a déjà dû être pensé/ travaillé.
L’idée, à 3/6 mois de la cérémonie, c’est surtout d’affiner tout ça et de faire un point avec votre fleuriste et votre décorateur.
C’est également le moment de penser aux détails pratiques tels que le plan de table, les menus et les cadeaux pour les invités.
Besoin d’aide ?
Dans cet article, on vous donne nos 16 meilleurs conseils pour un plan de table mariage qui marche.
Dans celui-ci, on vous présente 7 astuces pour réussir la décoration de votre mariage.
Vous préférez déléguer cette partie ?
L’agence Voulez-Vous Toulouse/Paris est également spécialiste en scénographie et décoration de mariage.
7 - Répéter son discours et les chorégraphies du jour J (J - 3 mois)
Tic tac, la date du mariage approche et l’heure est venue de finaliser le déroulé de l’ensemble de la cérémonie.
→ Pour les échanges de voeux, laissez place à votre imagination, parlez avec votre cœur et offrez le plus beau des discours à votre moitié.
→ Concernant votre entrée sur la piste, vous pouvez prévoir de réserver des cours de danse pour surprendre vos invités, briller et faire sensation tout au long de la soirée.
→ Si vous avez pour projet d’offrir des petits cadeaux à vos invités, il est également temps d’y penser. (Dragées ? Chocolats ? Petits cadeaux personnalisés ?)
Astuce : profitez de ces derniers préparatifs pour refaire une visite du lieu de réception, clôturer vos plans de table, essayer vos chaussures pour les faire à vos pieds …
L’objectif, c’est de cocher toutes les cases de votre check-list détaillée. Et si le fait d’y penser vous file déjà la migraine, sachez que vous pouvez nous déléguer toute ou partie de l’organisation de votre mariage.
8 - Valider le déroulement du jour J et coordonner les prestataires (J - 1/2 mois)
Dans quelques semaines, votre duo s’unira officiellement.
Pour rester sereins :
→ dressez la liste finale de vos invités (ceux qui ont répondu présents)
→ clôturez votre plan de table (après retouches nécessaires selon absences)
→ confirmez la présence de vos prestataire et vérifiez les derniers détails (horaires, attentes, déroulement JJ)
→ finalisez votre playlist de mariage
→ et clôturez l’écriture de vos voeux
9 - Se détendre et vérifier les derniers détails (J - 1 semaine)
Dans quelques jours, vous vous direz oui, entourés de votre famille et de vos proches amis.
D’ici là, prenez du temps pour vous. Reposez-vous. Déléguez les dernières petites tâches si besoin. Et assurez-vous simplement que tout est en ordre.
Astuce : si vous le souhaitez, vous pouvez également relire vos discours et faire une dernière répétition si nécessaire.
10 - Jour J : Profiter de chaque instant
Votre mariage, il est à vous ! Profitez-en. Laissez-vous porter par le moment. Et savourez cette journée mémorable, entourés de vos proches.
Astuce : pour encore plus de sérénité, vous pouvez faire appel à nos services pour la coordination du jour J. Nous prenons alors le relais sur l'accueil et la gestion de vos invités, la coordination des prestataires et le respect du planning.
L’idée vous plait ? Par ici pour en discuter !
Déléguer l’organisation de son mariage à l’Agence Voulez-Vous
Nous confier l'organisation de votre mariage, c’est choisir la sérénité.
Que vous souhaitiez vous dire "oui" à l’autre bout du monde ou au cœur de votre région, l’agence Voulez-Vous vient avec vous, partout.
Expertes et passionnées, nous mettons l’ensemble de nos ressources à contribution pour vous assurer de donner vie à votre projet, du plus discret au plus fou.
De la recherche du lieu parfait, à la création du rétroplanning adapté, nous vous accompagnons dans la réalisation de vos envies, dans le respect de vos contraintes et de votre budget.
Organisation complète ou service à la carte, contactez-nous pour en savoir plus sur nos offres sur-mesure !
Bonus : coaching mariage et wedding board
Parce qu’à l’agence, nous savons combien chaque couple a des goûts, des besoins et des budgets différents, nous proposons également des coaching personnalisés.
En présentiel ou en visioconférence, nous vous éclairons aussi bien sur la gestion de votre budget que sur l’élaboration de votre rétroplanning mariage ou le choix des bons prestataires pour votre cérémonie.
Contactez-nous, dites-nous tout, et prenons rendez-vous.
Que vous soyez aux prémices de vos préparatifs ou à un stade plus avancé, nous vous accompagnons et nous vous offrons un wedding board personnalisé pour guider chaque étape de votre organisation.
À très vite
L’équipe de l’Agence Voulez-Vous (Toulouse / Paris)
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